logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

Dagstart

Een goed begin is het halve werk

Dagstart
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

Ik vind het fijn om zorgorganisaties te helpen een zo hoog mogelijke kwaliteit van zorg te bieden. Maar ik vind het helemaal geweldig om ze te helpen hun zaken zo slim mogelijk in te richten, met de mensen en middelen die ze hebben. Samen met hen verspillingen uit te sluiten. Ik heb dan ook genoten toen ik onlangs een huisartsenpraktijk begeleidde met de Kickstart Lean in de eerstelijnspraktijk.

Dagstart

Het eerste succes van de praktijk was het invoeren van de dagstart. Bij het invoeren van de dagstart kwam een aantal vragen aan de orde.

A.  Waarom zou de praktijk kiezen voor een dagstart?

In een dagstart maak je tijd voor elkaar, om te bespreken hoe het is gegaan en hoe je zou willen dat het gaat, welke verbeteracties noodzakelijk zijn. Wie, wat, wanneer gaat doen. Maar ook om te ontdekken dat je collega het wel erg druk heeft, dat je misschien kunt helpen of dat je zelf hulp nodig hebt. En vooral om te zorgen dat je (meer) plezier in je werk krijgt.
Met een dagstart ben je elke dag bezig met continu verbeteren, een van de kernprincipes van Lean. Zo ga je op weg naar een slimme en slanke organisatie.

B.  Hoe zou de praktijk de dagstart in het dagelijkse werk kunnen passen?

’s Morgens, liefst vóór het werk ga je 5, maximaal 15 minuten staand vergaderen. Niet teveel mensen, 6, hooguit 10 mensen. Maak bondige aantekeningen op het verbeterbord. Heb je nog niet zo’n bord, begin dan met een groot vel papier, aan de muur geplakt.

C.  Wat zou de praktijk tijdens de dagstart kunnen bespreken?

Bespreek met elkaar hoe het werk ging gisteren, vervolgens wat er vandaag te doen staat en welke verbeteringen je wilt doorvoeren. Benader dit positief, geen verwijten, maar nuchtere constateringen en denk in oplossingen.

Toen ze samen het waarom, hoe en wat van de dagstart hadden besproken, bleef er nog een 7-tal belangrijke factoren over, waar de praktijk aandacht aan moest schenken, wilde de dagstart een succes worden.

7 Succesfactoren van een goede dagstart

  1. Zorg dat duidelijk wordt hoe het ervoor staat, waar de verbeterpunten zitten

    Stel de juiste vragen. Je wil te weten komen wat er gisteren goed ging, maar ook wat beter had gekund. Wat staat er vandaag op de agenda? Is het werk goed verdeeld? Gebruik daarbij de LSD-methodiek: luisteren, samenvatten en doorvragen.

  2. Weet wat je wilt bereiken

    Wil je de wachttijden van de patiënten verkorten in de wachtkamer? Meet die wachttijden dan, hoe lang zitten patiënten in de wachtkamer en hoe lang zou je willen dat dat maximaal was? Wil je dat de huisarts minder vaak gestoord wordt door de assistente met vragen? Meet dan hoe vaak het nu is en spreek af hoe vaak dat maximaal zou mogen zijn.

  3. Blijf staan

    Het is gebleken dat mensen, wanneer ze staan, veel alerter zijn, ze kunnen immers niet onderuitzakken. Hierdoor kan veel efficiënter vergaderd worden.

  4. Neem om de beurt de rol van voorzitter op je

    Zo leert iedereen verantwoordelijkheid te nemen voor het hele proces in het algemeen en voor de dagstarts in het bijzonder.

  5. Begin de dagstart op de afgesproken tijd

    Verspil de kostbare tijd van medewerkers, die wél op tijd zijn, niet. Steek ook geen tijd in het inpraten van medewerkers die te laat binnenkomen, dan ben je óók niet op de afgesproken tijd klaar. Als je je niet strikt aan de tijden houdt zullen ook punctuele medewerkers op den duur afhaken. Zo voed je elkaar op in het Lean vergaderen.

  6. Houdt de dagstarts kort en efficiënt

    Trek voor elk onderwerp een aantal minuten uit, houdt je daar ook aan. Meer tijd nodig? Dan op een ander moment verdiepen.

  7. En heel belangrijk: zorg dat de sfeer veilig is

    Medewerkers moeten hun zegje kunnen doen zonder dat ze bang hoeven te zijn hierop afgerekend te worden.

Resultaat

Na de evaluatie een maand later bleek dat Iedereen heel blij was met de dagstart:

"Fijn dat we alle collega’s nu eens zien, dat we even tijd voor elkaar hebben, voordat we met de waan van de dag bezig gaan."

"De taken worden nu duidelijk benoemd, we weten nu allemaal wat er deze dag gaat gebeuren en met welke problemen we te maken krijgen. We hebben minder frustraties."

Vragen bleven er ook:

"Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we er allemaal bij zijn?"

"Moet de dagstart in eigen tijd of in de baas z’n tijd?"

Maar het besef was er ook dat de dagstart niet meteen perfect kan zijn, dat je voortdurend bezig bent met die te verbeteren.

De volgende reactie vond ik heel mooi:

"We wensen elkaar nu een prettige werkdag en daardoor starten we nu altijd met een positief gevoel!"

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Plaats een reactie