logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

Probleemoplossing in 8 stappen

De Lean PDCA-cyclus

Hoe krijg je de PDCA spiraal rond?
Door Trudy Engering - bijgewerkt op maandag, 06 mei 2019.

Wil je weten hoe je de PDCA-cirkel nu wél ECHT rond kunt krijgen? Hier wordt uitgelegd hoe je dat in 8 stappen voor elkaar krijgt.

Ik ben met een klant op weg naar de ideale staat. Waarin de organisatie de patiënt steeds beter en sneller van dienst is en waardoor de organisatie intussen wordt klaargestoomd voor een geplande fusie. Om de organisatie zover te brengen zijn we met een clubje doeners bezig de huidige situatie in beeld te brengen en de toekomstige staat, voor over 3 tot 6 maanden, uit te schrijven.

Dat vraagt tijd, concentratie en kennis. De mensen met wie ik samenwerk willen graag tijd hierin steken en concentreren kunnen zij zich als de besten, ze zijn zeer gemotiveerd om hier een succes van te maken.

Soms doen we een spelletje: bijvoorbeeld om te illustreren dat one-piece-flow het grootste rendement oplevert of om ze out-of-the-box te laten denken. Af en toe komt er wat theorie om de hoek kijken zoals de PDCA-cyclus ofwel de kwaliteitscirkel van Deming.

Met de PDCA-cyclus kun je je creativiteit op een gestructureerde manier inzetten voor verbetertrajecten of om problemen aan te pakken. Deming verdeelt de cirkel in 4 vlakken: eentje voor ‘Plan’, eentje voor ‘Do’ en eentje voor ‘Act’ en de laatste kwart voor ´Check´.

PDCABij deze PDCA-cirkel is het lastig om de cirkel rond te maken. Plannen en uitvoeren (Plan en Do) lukt meestal wel, maar aan controleren of je hebt gedaan wat is afgesproken (Check) kom je vaak niet toe. Laat staan aan aanpassen (Act).

Omdat dit een Lean-traject is leg ik de PDCA-cyclus uit op een Lean-manier. Met de Lean-methode geven we ‘Plan’ de helft van de cirkel. De voorbereiding vraagt immers relatief veel tijd. ´Do´, ´Check´ en ´Act´ krijgen ieder een derde van de overgebleven helft.
Voordeel van de PDCA op de Lean-manier is dat je de cirkel wel rond móet maken, omdat je anders helemaal geen resultaat hebt!

Hoe de Lean-PDCA-cirkel in 8 stappen te doorlopen?

Plan

Stap 1
formuleer het probleem of identificeer het proces. Om tot de kern door te dringen kun je hier bijvoorbeeld de 5-times-why-methodiek gebruiken;
Stap 2
breng de huidige situatie in beeld. Lean werkt veel met visualisatie. Dat helpt! Omdat de meeste mensen visueel ingesteld zijn;
Stap 3
formuleer de doelstelling. Gebruik daarbij de Kiplingvragen: wat, waar, wanneer, wie en hoe;
Stap 4
zorg dat je de grondoorzaken in beeld krijgt. Dat doe je door bijvoorbeeld de visgraatmethode te gebruiken;
Stap 5
bedenk welke (tegen)maatregelen je wilt nemen.

Do

Stap 6
En dan komt het erop aan! Nu ga je naar hartenlust experimenteren! Niet te lang wachten, niet eerst je plan tot in perfectie klaar willen hebben. Nu doen! En natuurlijk gaat het weleens mis. Dat hoort erbij, want van je fouten leer je. Je bekijkt je fout, past e.e.a. aan en kijkt of het zo beter gaat.

Check

Stap 7
controleren of je hebt bereikt wat je hebt afgesproken. Daartoe maak je je resultaten visueel. Gebruik dagstart, keek op de week, verbeterborden. Hang je resultaten aan de muur waar iedereen dagelijks kan zien hoe de stand van zaken is. Gebruik ook hier de 5-times-why-methodiek of de visgraatmethode. Spreek verbeteracties af.

Act

Stap 8
en maak je nieuwe proces nu definitief. Toon aan dat de verbetering blijvend is. Zorg dat je altijd een plan B klaar hebt liggen. Controleer of alles loopt zoals je hebt afgesproken, bijvoorbeeld door middel van audits. Standaardiseer over alle afdelingen. Gebruik de 5S-methode. Pas de procedures / protocollen / SOP’s (standard operating procedure) aan. Zorg dat iedereen weet wat hij moet doen en ga ervoor!

En dan?

Daarna pak je het volgende probleem weer aan. Je start gewoon weer bij ‘Plan’ en loopt de hele PDCA-cirkel door. We willen immers voortdurend verbeteren! De volgende keer ga ik met mijn klant de A3-methodiek gebruiken. De stappen van de PDCA-cirkel kunnen daarmee handig gevisualiseerd worden. 

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Reacties (2)

  • Trudy Engering

    Trudy Engering

    19 augustus 2015 op 15:54 | #

    Dank je voor het compliment en ik bedien je op je wenken! De blog over de A3-methodiek staat gepland voor september of oktober.

    antwoord

  • Petra van der Zwan

    Petra van der Zwan

    19 augustus 2015 op 11:57 | #

    Complimenten Trudy voor deze praktische uitleg van het mooie huwelijk van Lean en de PDCA-cyclus. Ik kijk uit naar de A3-methodiek.

    antwoord

Plaats een reactie