Wat als mensen niet doen wat de bedoeling is?
Zeven lessen uit het ontstaan van olifantenpaadjes
Heerlijk vind ik dat: wandelen door de bossen, de polders, de natuur. Daar hoef je niet ver voor te reizen. Je loopt je neus maar achterna om in een mooi gebied terecht te komen.
Afgelopen periode heb ik veel door bossen en heide gestruind. Het was erg vochtig, overal stond water. En, omdat mensen nu eenmaal niet graag natte voeten krijgen, waren er veel parallelpaadjes ontstaan: de zogenaamde olifantenpaadjes.
Olifantenpaadjes zijn vernoemd naar de typische eigenschap van olifanten om altijd de kortste weg te kiezen. Slimme beesten! Mensen doen dat ook graag, de kortste weg kiezen. Olifantenpaadjes zijn eigenlijk een teken van burgerlijke ongehoorzaamheid. In een organisatie kan je daar last van hebben, mensen verzinnen immers graag oplossingen om (opgelegde) beperkingen te omzeilen. Als steeds meer collega’s deze oplossing volgen dan spreken we ook hier van een olifantenpad.
We kunnen dit een vervelend verschijnsel vinden, maar we kunnen er ook ons voordeel mee doen. We willen immers werken met zo weinig mogelijk verspillingen en een olifantenpad kan een teken zijn van verspilling: de afgesproken weg is te lang.
Maar let op: een olifantenpad is lang niet altijd het korste pad. Als de mensen die het pad maken geen zicht hebben op de eindbestemming en dus niet precies weten waar ze naartoe moeten, zullen ze ook niet weten wat het kortste pad is. Zo ook in een organisatie: als medewerkers niet de visie (waar willen we over een bepaalde tijd zijn?) van die organisatie kennen, weten ze ook niet wat het einddoel is.
Wat kunnen we leren van olifantenpaadjes
- Mensen kiezen toch de kortste weg (niet altijd de beste of veiligste).
- Mensen bepalen graag zelf, ze laten zich niet graag iets opleggen.
- Mensen die van de route gebruik maken, weten vaak het beste wat handig is.
Zo werkt dat ook in een organisatie. Mensen weten heel goed waar ze naartoe willen en wat de meest logische weg daarnaartoe is.
Lessen
Ik neem het principe van de olifantenpaadjes ook mee in mijn trainingen en Lean begeleiding. Een mooi voorbeeld kwam ik tegen bij een zorgorganisatie die haar bedrijfsprocessen slimmer, dus Lean, wilde gaan inrichten. Ik begin dan meestal met een knelpunteninventarisatie. Een van de genoemde knelpunten was dat een bepaald protocol niet voldeed. Na analyse van het knelpunt bleek dat het protocol zelfs helemaal niet werd gevolgd. De medewerkers bleken niet te weten wat de reden van de verandering van het protocol was, dus gingen ze gewoon hun eigen gang! Een olifantenpaadje was ontstaan.
Een olifantenpad is een metafoor waar mooie lessen uit te leren zijn, zoals:
- Les 1:
- deel de visie van de organisatie met de medewerkers, of -nog beter- bepaal de visie samen met je medewerkers.
- Les 2:
- maak het waarom, het doel van een verandering duidelijk. Begrijpen medewerkers het doel niet, dan zal er vanzelf een olifantenpad ontstaan, waardoor het werk als makkelijker, leuker en/of sneller ervaren wordt. Maar waarbij het doel mogelijk niet bereikt wordt.
- Les 3:
- praat met mensen die een rol hebben in het proces dat je wilt veranderen.
Ga samen op zoek naar de kortste/slimste paadjes en ban daarmee verspillingen uit. - Les 4:
- laat medewerkers hun eigen problemen oplossen, in plaats van een kant en klare oplossing te presenteren.
- Les 5:
- leg niet alles in detail vast. Laat zaken aan professionals over. Zij vinden hun eigen pad in hun vakgebied, daar zijn ze immers voor opgeleid. Bijkomend voordeel: het vermindert de bureaucratie.
- Les 6:
- stimuleer moedige dissidenten, dat maakt jouw organisatie beter.
- Les 7:
- wil je, om wat voor reden dan ook, top-down veranderingen invoeren? Ben je er dan van bewust dat mensen toch hun eigen gang gaan. Laat olifantenpaden ontstaan en maak van die afstekers een legaal pad…
- Zie ook 'Omdenken'.
Lean werken betekent voortdurende verandering. Met vallen en opstaan. Met vormen van olifantenpaadjes. Noem het experimenteren…. daar houden we van bij Lean!
Auteur
Lia de Vos
Beste Trudy,
Wat grappig dat jij ook een blog hebt geschreven over olifantenpaadjes. Ik was er vorige week zondag aan begonnen n.a.v. het artikel in de NRC (interview Robert Moor) en pakte het zonet weer op om verder te gaan. Ik ging op internet opzoek naar een mooi olifantenpaadje en kwam toen bij jouw blog uit. Met mijn blog (is nog niet klaar) wil ik een koppeling maken met gangmaken en de rol van olifantenpaden (voor meer info zie gangmaken.nu). En ik heb ook een kwaliteitsachtergrond. Ik ga kijken in welke mate jouw leanblik een mooie aanvulling is. Met vriendelijke groet, Lia
antwoord